Polityka prywatności HireFlow™

Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez użytkowników w związku z korzystaniem z serwisu internetowego systemrekrutacji.pl, działającego pod marką HireFlow™.

§1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony internetowej systemrekrutacji.pl jest Jerzy Janicki, prowadzący działalność nierejestrowaną.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail.

§2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:

1. Obsługa zapytań ofertowych

Odpowiadanie na wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy, e-mail lub inne dostępne kanały komunikacji, omawianie potrzeb klientów oraz przygotowywanie ofert współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora związany z obsługą korespondencji biznesowej.

2. Zawarcie i realizacja umów

Przygotowanie i realizacja współpracy, kontakt z klientami oraz świadczenie uzgodnionych usług marketingowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od relacji z osobą, której dane dotyczą.

3. Obowiązki prawne

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych obowiązujących przepisów prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Marketing własnych usług

Prowadzenie działań informacyjnych i marketingowych dotyczących usług HireFlow™, z zachowaniem właściwych podstaw prawnych oraz wymaganych zgód na określone kanały komunikacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zależności od charakteru przetwarzania.

5. Analityka i skuteczność reklam

Analizowanie ruchu na stronie, mierzenie konwersji oraz optymalizowanie kampanii reklamowych, jeżeli odpowiednie narzędzia zostały wdrożone.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie działań opartych na zgodzie.

6. Dochodzenie i obrona roszczeń

Zabezpieczenie ewentualnych roszczeń związanych z prowadzoną działalnością.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu Administrator może przetwarzać:

• Imię i nazwisko użytkownika.
• Adres e-mail.
• Numer telefonu.
• Nazwę przedsiębiorstwa lub agencji pracy.
• Stanowisko służbowe.
• Informacje dotyczące zapotrzebowania na pracowników i potrzeb rekrutacyjnych.
• Inne informacje dobrowolnie przekazane w formularzu lub korespondencji.
• Dane związane z zawarciem i realizacją współpracy, w zakresie niezbędnym do jej obsługi.
• Dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, zbierane w związku z działaniem strony.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak nieprzekazanie informacji niezbędnych do obsługi zapytania może uniemożliwić kontakt lub przygotowanie oferty.

§4. Formularze kontaktowe

Za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie systemrekrutacji.pl użytkownik może przesłać zapytanie dotyczące współpracy z HireFlow™.

Dane podane w formularzu wykorzystywane są do kontaktu z użytkownikiem, omówienia jego potrzeb oraz przedstawienia propozycji współpracy.

Samo przesłanie formularza nie oznacza automatycznie zgody na otrzymywanie niezwiązanych z zapytaniem informacji marketingowych.

Jeżeli Administrator prowadzi odrębną komunikację marketingową za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej lub innych kanałów, stosuje wymagane prawem mechanizmy uzyskiwania zgód.

§5. Dane kandydatów do pracy

HireFlow™ świadczy usługi marketingowe polegające na pozyskiwaniu zgłoszeń osób zainteresowanych ofertami pracy dla klientów, w szczególności agencji zatrudnienia.

Zgłoszenia kandydatów mogą być pozyskiwane przy użyciu kampanii reklamowych, formularzy kontaktowych i dedykowanych stron internetowych.

Rola poszczególnych podmiotów w przetwarzaniu danych kandydatów jest określana odpowiednio do konkretnej kampanii i ustalonego modelu współpracy.

W przypadku gdy klient samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych, a HireFlow™ działa wyłącznie na jego zlecenie, podmiot prowadzący HireFlow™ może pełnić funkcję podmiotu przetwarzającego w rozumieniu art. 28 RODO.

HireFlow™ odpowiada za realizację uzgodnionych działań marketingowych, pozyskiwanie oraz przekazywanie zgłoszeń. Sam proces rekrutacyjny, w tym rozmowy z kandydatami i podejmowanie decyzji o zatrudnieniu, jest prowadzony przez właściwego klienta zgodnie z przyjętym modelem współpracy.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych kandydatów powinny być przekazywane w ramach konkretnych kampanii rekrutacyjnych.

§6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

• Dostawcom hostingu strony internetowej.
• Dostawcom poczty elektronicznej.
• Dostawcom formularzy kontaktowych.
• Dostawcom systemów CRM, jeżeli są stosowane.
• Dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych.
• Podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i techniczne.
• Organom państwowym, jeżeli udostępnienie danych jest wymagane przepisami prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

§7. Okres przechowywania danych

• Dane z formularzy kontaktowych są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Dane związane z umowami są przechowywane przez czas współpracy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
• Dane objęte obowiązkami podatkowymi są przechowywane przez okres wynikający z odpowiednich przepisów.
• Dane kandydatów przetwarzane na zlecenie klientów podlegają zasadom ustalonym z właściwym administratorem danych.

§8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują w przypadkach określonych przez RODO:

• Prawo dostępu do danych.
• Prawo do sprostowania danych.
• Prawo do usunięcia danych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia danych.
• Prawo wniesienia sprzeciwu.
• Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania.
• Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@systemrekrutacji.pl.

§9. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Strona systemrekrutacji.pl może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, analizowania ruchu oraz prowadzenia działań marketingowych.

W zależności od konfiguracji serwisu stosowane mogą być następujące kategorie:

• Cookies niezbędne: zapewniające podstawowe funkcjonowanie strony.
• Cookies funkcjonalne: umożliwiające zapamiętywanie preferencji.
• Cookies analityczne: służące do analizowania odwiedzin.
• Cookies marketingowe: wykorzystywane do pomiaru reklam i działań remarketingowych.

Jeżeli na stronie wykorzystywane są narzędzia takie jak Meta Pixel lub Google Analytics, mogą one służyć do mierzenia skuteczności reklam i analizowania zachowań użytkowników.

Technologie wymagające zgody użytkownika powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.

Użytkownik może odmówić zgody lub ją wycofać. Może również zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki.

§10. Logi serwera

Korzystanie ze strony systemrekrutacji.pl wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywany jest serwis.

Informacje o zapytaniach mogą być zapisywane w logach serwera, w szczególności adres IP, data i czas zapytania oraz dane techniczne dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego.

Dane te mogą być wykorzystywane do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania problemów technicznych oraz administrowania stroną.

§11. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.

Jeżeli takie przekazanie ma miejsce, Administrator stosuje właściwe mechanizmy przewidziane przez przepisy RODO, odpowiednio do odbiorcy i charakteru przekazywanych danych.

§12. Profilowanie

W przypadku stosowania narzędzi reklamowych dane związane z aktywnością użytkowników mogą być wykorzystywane do tworzenia grup odbiorców reklam.

Takie działania mogą stanowić profilowanie w rozumieniu RODO.

Ewentualne zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujące skutki prawne lub podobnie istotnie wpływające na użytkownika wymaga spełnienia dodatkowych obowiązków przewidzianych prawem.

§13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub nieuprawnioną modyfikacją.

Dostęp do danych powinny posiadać wyłącznie osoby oraz podmioty uprawnione do ich przetwarzania w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.

§14. Zewnętrzne serwisy

Strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych platform, w szczególności mediów społecznościowych, serwisów wideo oraz narzędzi do umawiania spotkań.

Zewnętrzni dostawcy mogą stosować własne zasady przetwarzania danych. Przed korzystaniem z ich usług warto zapoznać się z odpowiednią polityką prywatności.

§15. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności może podlegać aktualizacjom, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zakresu działalności lub wykorzystywanych technologii.

Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie systemrekrutacji.pl.

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować na adres: biuro@systemrekrutacji.pl.